Manual Contábil do Sistema PUBLIS

1. Apresentação e Objetivo do Manual

• Explica a finalidade do manual: padronizar registros contábeis e financeiros do PUPLIS.

• Público-alvo: contadores, operadores do sistema, parceiros que gerenciam anúncios ou contratos.

• Orientação: todos os lançamentos devem seguir este manual para garantir auditoria e compliance.

2. Finalidade Contábil e Operacional

• Integra contabilidade, faturamento e operações.

• Facilita a análise de resultados por ponto de venda, cliente e tipo de serviço.

• Orientação: parceiros devem registrar entradas e saídas no sistema assim que ocorrerem.

3. Escopo de Aplicação

• Abrange todos os contratos, anúncios, pagamentos e custos operacionais do PUPLIS.

• Inclui: publicidade, locação de espaços, serviços de design e impressão.

• Limite: não abrange receitas pessoais de parceiros fora do sistema.

4. Definições Básicas

• Receita: todo valor recebido de clientes ou anunciantes.

• Despesa: todo gasto com operação do sistema, pagamento a terceiros ou fornecedores.

• Contrato: acordo formal entre PUPLIS, anunciantes e proprietários de pontos.

• Nota fiscal: documento fiscal obrigatório para cada transação.

• Centro de custo: unidade que gera despesas ou receitas (ex.: locação de painel X, design Y).

5. Estrutura Contábil do Sistema

• Registros financeiros organizados por planos de contas.

• Exemplos:

  • Receita: anúncios, patrocínios, serviços especiais

  • Despesa: pagamento de designers, gráficas, manutenção de painéis

• Fluxo: entrada → registro de contrato → emissão de nota → recebimento → baixa contábil

6. Classificação das Receitas e Despesas

• Receitas: anunciantes, patrocínios, serviços extra

• Pagamentos: proprietários de pontos, designers, gráficas

• Outras despesas: manutenção, impostos, software, marketing

• Orientação: cada lançamento deve indicar o centro de custo correspondente

7. Controle de Contratos e Faturamento

• Registro de cada contrato de locação de painel com número único

• Emissão automática de notas fiscais e boletos

• Controle de prazos: pagamento pelo anunciante, repasse ao proprietário do ponto

• Orientação: parceiros devem checar prazos e confirmar recebimentos para evitar inadimplência

8. Gestão de Reservas e Carrinho de Anúncios

• Impacto contábil: reservas só são contabilizadas após confirmação de pagamento

• Cancelamentos e reversões: lançar estornos corretamente

• Controle de inadimplência: alertar parceiros e registrar no sistema

9. Gestão de Artes e Ordens de Serviço

• Registrar despesas com designers e gráficas no centro de custo correto

• Aprovar orçamentos antes do pagamento

• Documentação necessária: contrato de serviço, nota fiscal, comprovante de pagamento

10. Tributação e Obrigações Legais

• Impostos federais (IRPJ, PIS, Cofins), estaduais (ICMS) e municipais (ISS) aplicáveis

• Retenção de tributos sobre serviços quando necessário

• Orientação: emitir guias e declarações corretamente; registrar no sistema cada tributo pago

11. Auditoria e Compliance Contábil

• Rastreabilidade de todas as transações

• Procedimentos de verificação interna periódica

• Arquivar documentos fiscais e contratos por prazo legal (mínimo 5 anos)

12. Relatórios Financeiros e Gerenciais

• Demonstrativos: receitas, despesas, lucros

• Fluxo de caixa e saldo bancário

• Indicadores: inadimplência, ROI de anúncios, custos por painel

• Orientação: parceiros devem conferir relatórios antes de aprovar pagamentos

13. Procedimentos de Encerramento e Arquivamento

• Fechamento contábil mensal e anual

• Conferência de lançamentos, contratos e notas fiscais

• Arquivamento físico/digital seguro

• Atualização periódica do manual com novos procedimentos ou impostos

14. Boas Práticas e Disposições Finais

• Treinamento de operadores e parceiros para padronização

• Responsabilidade institucional: todos respondem por registros corretos

• Auditoria externa para validar procedimentos

Fonte:

Autor do blog: Nilton Romani