criação da personas para reuniões

Para criar as personas de forma eficaz para as reuniões do conselho, podemos adotar uma abordagem estratégica que inclua tanto a criação individual de personas quanto a configuração de um comando específico para facilitar o desenvolvimento da reunião. Aqui está um plano detalhado:

1. Criação Individ

Personas

 

ual de Cada persona no conselho deve ter um perfil único que reflita suas funções, responsabilidades, estilos de comunicação e influências dentro da organização. Isso ajuda a criar um ambiente dinâmico e colaborativo durante as reuniões. A criação individual pode ser feita de acordo com os seguintes passos:

• Identificação de Papéis: Identifique os papéis chave de cada participante (ex.: CEO, diretor financeiro, especialista em TI, etc.).

• Definição de Características Pessoais: Para tornar a persona mais realista, defina atributos como estilo de comunicação, preferências de tomada de decisão e motivadores principais.

• Desafios e Objetivos: Determine os principais desafios que cada persona enfrenta e seus objetivos para a reunião.

• Histórico e Visão: Registre o histórico relevante de cada persona no contexto da organização e a visão que ela tem sobre os problemas ou questões a serem discutidas.

Exemplo de Persona:

• Nome: Sophie (AI Principal)

• Papel: Facilitadora da reunião e coordenadora das demais AIs.

• Características: Comunicativa, analítica, objetiva, sempre buscando soluções equilibradas.

• Objetivos: Garantir que todas as perspectivas sejam ouvidas e que a reunião seja eficiente.

• Desafios: Manter todos os participantes focados nos objetivos e ajudar a criar consenso entre diferentes opiniões.

2. Criação de um Comando Específico para Reuniões

Ao invés de criar as personas manualmente, é possível desenvolver um comando específico para a criação automática dessas personas, utilizando as AIs que já estão integradas no sistema. Isso pode agilizar o processo e permitir ajustes rápidos conforme necessário. O comando pode incluir:

• Criação Automatizada: A partir de um conjunto de dados iniciais, o sistema gera personas com base em suas funções, responsabilidades e características previstas para a reunião.

• Ajustes Personalizados: Após a criação, você pode fazer ajustes rápidos para personalizar as interações, como o tipo de comunicação ou prioridade de decisões.

• Atualização em Tempo Real: Durante a reunião, o sistema pode atualizar as personas em tempo real com base nas discussões e decisões tomadas.

Exemplo de Comando:

• Comando: GERAR-PERSONAS-REUNIAO-CONSELHO

• Parâmetros:

  • Tipo de Reunião: Estratégica, Operacional, Financeira.

  • Objetivos da Reunião: Definir metas de curto prazo, alinhamento de projetos, análise de resultados financeiros.

  • Participantes: Definir quem serão os membros principais da reunião (por exemplo, AIs, diretores e gerentes).

  • Estilo de Comunicação: Direto, detalhado, colaborativo.

O comando geraria um conjunto de personas com as características previamente definidas, personalizando-as para a reunião em questão.

3. Registro no Guia Estratégico das Reuniões com IAs

Para garantir que essa estratégia seja bem documentada e aplicada consistentemente, ela deve ser registrada no Guia Estratégico das Reuniões com IAs. O guia pode incluir:

• Definição das Personas: Descrição detalhada dos papéis, responsabilidades e características de cada persona que participará das reuniões.

• Procedimentos de Criação: Instruções claras sobre como gerar ou ajustar as personas de forma eficaz.

• Exemplos Práticos: Exemplos de reuniões passadas com diferentes configurações de personas para ilustrar como o sistema pode ser ajustado.

• Ajustes durante a Reunião: Como as personas podem ser modificadas em tempo real, caso necessário.

4. Vantagens dessa Estratégia

• Eficiência: Automatizar a criação de personas torna o processo de planejamento de reuniões mais ágil e preciso.

• Personalização: A abordagem permite personalizar as reuniões de acordo com os desafios específicos e as características dos participantes.

• Apoio para Decisões: As personas bem definidas garantem que todas as perspectivas sejam ouvidas e que decisões sejam mais equilibradas e informadas.

Fonte:

Autor do blog: Nilton Romani